Những lỗi thường gặp khi viết thư điện tử


Trong thời đại kỹ thuật số, hầu như ai đi làm, nhất là dân văn phòng, đều phải sử dụng thư điện tử để giao dịch, trao đổi thông tin qua lại…

>> Bạn Facebook, bạn ảo, bạn thật…
>> Quà tặng phù hợp cho cả nam lẫn nữ

Chuyện viết thư điện tử (hay email) ấy vậy mà cũng lắm nhiêu khê. Lắm lúc bất cẩn, vô ý một chút là “đi một dặm” liền. Chẳng hạn như gửi cái báo giá cho công ty A, nhưng nhầm qua công ty B, thế là lộ giá hết trơn. Vì mình là nhân viên văn phòng, sử dụng email hàng ngày, và cũng hay mắc phải những lỗi lầm từ nghiêm trọng cho đến ngớ ngẩn, vậy nên, trong bài viết này, mình liệt kê ra những lỗi thường gặp khi sử dụng thư điện tử để chúng ta cùng chú ý cẩn trọng hơn.

Nội dung bài viết này có thể được thêm mới, mình nhớ ra gì sẽ từ từ cập nhật.

Ảnh: Logo Outlook

1. Gửi nhầm địa chỉ, ví dụ gửi cho anh A nhưng nhầm qua cô B. Cách khắc phục thì xem ở đây ha, thường chỉ hiệu quả khi bạn vừa phát hiện ra và có hành động ngay. Nhưng cũng hên xui lắm.

2. Viết email cho đã xong quên gửi, tới cuối giờ coi lại mới phát hiện ra.

3. Email không có tiêu đề

4. Nội dung có nhắc gửi kèm tập tin nhưng lại quên không đính kèm.

5. Trả lời lạc đề hoặc thiếu ý. Lỗi do đọc email không kỹ, ba chớp ba nháng xong trả lời vội vội vàng vàng.

6. Khi viết thư lại quên xóa phần nội dung thư qua lại nội bộ với nhau (hoặc những nội dung không cần thiết, không quan trọng, không được cho người nhận xem).

7. Gọi nhầm tên/ giới tính người gửi. Thường là do lỗi sao chép (copy) và dán (paste) rồi quên sửa.

8. Sai lỗi chính tả, ngữ pháp. câu cú lủng củng. Cái này thuộc về vấn đề học vấn rồi. Ha ha…

9. Dùng quá nhiều màu sắc trong một email, từ màu của chữ cho đến màu bôi đậm. Theo quy tắc chung về thẩm mỹ, việc kết hợp các màu sắc trên cùng một chủ thể thường không quá 4 màu, mà tốt nhất là chỉ nên ở mức tối đa là 3 màu.

10. Lỗi nhảy phông chữ, hoặc phông chữ không thống nhất trong cùng một email, trừ khi là cố ý với mục đích rõ ràng nào đó.

11. Quên không bỏ chữ ký vào, hoặc có chữ ký nhưng cắt hết các phần quan trọng như tên, công ty, chức danh, phòng ban, số điện thoại. Thường thì nếu tạo một email mới, chúng ta phải có chữ ký đầy đủ ở bên dưới, kèm theo logo, banner của công ty. Ở email thứ hai trở đi, bạn có thể cắt những phần không quan trọng như logo, banner, nhưng vẫn nên kèm các phần quan trọng như tên, số điện thoại.

Trả lời

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Đăng xuất /  Thay đổi )

Google photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google Đăng xuất /  Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Đăng xuất /  Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Đăng xuất /  Thay đổi )

Connecting to %s